Esta iniciativa se enmarca en un esfuerzo por fomentar el emprendimiento y aliviar las cargas económicas de los nuevos autónomos, especialmente durante sus primeros años de actividad.
La Dirección General de Tributos (DGT) ha emitido una consulta vinculante para clarificar cómo los autónomos y negocios deben registrar y justificar el kilometraje de las dietas de desplazamiento de sus empleados, en el caso de una inspección. Este proceso implica presentar documentación específica y determinar quién tiene la carga de la prueba, que varía dependiendo de si el empleado utiliza un vehículo privado o transporte público.
Documentación Necesaria y Carga de la Prueba
La justificación de los desplazamientos es esencial según lo establecido en la Ley General Tributaria. Para los desplazamientos en vehículo privado, es necesario demostrar la veracidad del trayecto mediante facturas o documentos equivalentes, así como los gastos de peaje y aparcamiento. Además, es fundamental acreditar las operaciones realizadas que requirieron dicho desplazamiento. Por otro lado, cuando el transporte es público, se debe justificar el gasto con una factura o documento equivalente.
Cantidades exentas de tributación
La DGT recordó que las cantidades exentas de tributación por desplazamientos en vehículo privado se elevaron de 0,19 a 0,26 euros por kilómetro. Estas cantidades son consideradas exentas en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) siempre que se justifiquen adecuadamente. Es decir, para que un empleado quede exonerado del gravamen, la empresa debe justificar correctamente los desplazamientos.
Ejemplo práctico
Consideremos el caso de una empresa de Lugo cuyos empleados deben desplazarse a otros municipios de Galicia para prestar servicios. Si un trabajador se desplaza diariamente entre Lugo y Baralla recorriendo 62 kilómetros de ida y vuelta, la empresa debe justificar estos desplazamientos. En este ejemplo, el negocio tendría que acreditar cerca de 1.240 kilómetros de desplazamientos mensuales, demostrando las operaciones realizadas y los gastos de peaje o aparcamiento. Así, la cantidad exenta de tributar para el empleado sería de 322,40 euros mensuales, y la empresa podría deducir esta cantidad en su Impuesto de Sociedades, siempre que esté correctamente justificada.
Pautas del TEAC sobre la carga de la prueba
En 2018, el Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) estableció las pautas sobre quién debe acreditar la carga de la prueba en las dietas. La Administración puede verificar en cualquier momento las dietas y asignaciones para gastos de viaje exentos de tributación.
- Vehículo Privado: El negocio debe justificar los gastos de locomoción y manutención, acreditando el día y lugar del desplazamiento, junto con el motivo del mismo. Aunque el perceptor puede voluntariamente aportar la justificación.
- Transporte Público: El empleado debe justificar los gastos de locomoción y estancia, así como los gastos de aparcamiento o peaje en caso de usar vehículo privado. La empresa, sin embargo, debe probar que estos gastos están vinculados a la actividad económica.
Consideraciones Finales
Si el empleado no presenta la justificación, la Administración no puede simplemente hacerle tributar las cantidades exentas sin antes requerir los justificantes al negocio. No obstante, si se demuestra que el empleado tiene «acceso pleno» a las pruebas, la Administración puede dirigirse exclusivamente al trabajador.
Esta consulta vinculante de la DGT proporciona una guía clara para que los autónomos y negocios sepan cómo registrar y justificar los desplazamientos de sus empleados, asegurando así el cumplimiento de las normativas tributarias y evitando posibles sanciones durante una inspección.
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